Kivun juurille ry:n / Kivun juurille ry:n hankkeiden rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Kivun juurille ry
Y-tunnus: 3578097-5
Hupakankorvenkatu 6 B 52
33870 Tampere
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Merja Lappi
Sähköposti: merja.lappi@kivunjuurille.fi
Rekisterin nimi
Kivun juurille ry:n ja sen hallinnoimien hankkeiden asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri on perustettu yhdistyksen toiminnan ja yhdistyksen hallinnoimien hankkeiden asioista ja toiminnasta tiedottamiseen sekä toiminnan arviointiin ja kehittämiseen.Kehittämiseen tallennetut tiedot eivät ole yksilöityjä.
Rekisterissä on sekä yhdistyksen jäsenten tietoja että yhdistyksen hallinnoimien tapahtumien ja hankkeiden toimintaan osallistuvien henkilöiden tietoja.
Henkilötietoja voidaan käsitellä, kun henkilö liittyy yhdistykseen, osallistuu tapahtumiin, on yhteydessä hankkeisiin, osallistuu yhdistyksen tai hankkeiden toimintaan tai saa tiedotuspostia yhdistykseltä tai hankkeilta.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös yhdistyksen jäsenyyteen tai tiedotukseen liittyvissä asioissa.
Kaikkien henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus sekä yhdistyksen oikeutettu etu ja lakisääteiset velvoitteet.
Rekisterin tietosisältö
Asiakkaasta voidaan tallentaa nimi ja osoitetiedot ja/tai paikkakunta sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Mikäli asiakas osallistuu toimintaan, jossa on tarjoilu, kerätään häneltä tieto mahdollisista erityisruokavalioista.
Lisäksi asiakkaista voidaan vapaaehtoisella kyselyllä täysin anonyymisti kerätä seuraavia tietoja: sukupuoli, ikä, kuinka kauan kipu tai psykofyysinen haaste on kestänyt sekä muuta tietoa oireesta tai esimerkiksi käytetyt hoito- ja tukimuodot ja onko henkilö osallistunut toimintaan aiemmin.
Ryhmätoimintaan ja tapahtumiin osallistuneilta henkilöiltä kerätään lisäksi heidän suostumuksellaan kokemuksia toiminnan vaikuttavuudesta nimettömänä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakkailta itseltään. Tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa verkkolomakkeella lähetetyistä viesteistä, puhelimitse, sähköpostitse sekä kasvokkain tapahtuvista asiakastapaamisista ja muista tapahtumista, ryhmistä tai tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhdistys käyttää maksunvälityspalveluna Holvi-palvelua jäsenmaksujen ja muiden maksujen käsittelyyn. Maksamiseen liittyviä henkilötietoja (kuten nimi, yhteystiedot ja maksutiedot) välittyy Holville maksun käsittelyä varten. Holvin käyttöehdot ja tietosuojaselosteet ovat saatavilla palveluntarjoajan verkkosivuilla. Muutoin henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. Erityisruokavaliotiedot välitetään tapahtumien yhteydessä ruokailupalveluista vastaavalle taholle tarjoilujen järjestämiseksi. Tietoja ei luovuteta muihin tarkoituksiin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti kerätty tieto säilytetään lukitussa tilassa rekisterinpitäjän toimitiloissa, ja tietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.
Sähköinen aineisto
Käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Rekisterin ylläpito-oikeus ja pääsy tietoihin on niillä Kivun juurille ry:n toimijoilla, jotka tehtäviensä puolesta niitä tarvitsevat tai käsittelevät.
Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat sekä työasemiin että tietokantoihin.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Henkilötietoja säilytetään ottaen huomioon lainsäädäntö, viranomaisten ja rahoittajan vaatimukset, kuten kirjanpitolainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisterissä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tarkastus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, pyytää virheellisen tiedon oikaisua, pyytää tietojen poistamista sekä rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tietosuojaseloste päivitetty: 9.2.2026